Kontaktaufnahme

Bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem möglichen Anbieter, sollte es um weit mehr gehen als bloß einen Termin zu vereinbaren. Hierbei zeigen sich nämlich bereits erste Qualitätsmerkmale von Agenturen, die Sie sonst nicht recherchieren können. Vorausgesetzt, Sie nutzen hierfür das Telefon und senden nicht nur eine Mail mit einem entsprechenden Terminvorschlag.

Für den Agenturscout stellt die Kontaktaufnahme bereits eine sehr wichtige Phase im Rahmen des Beschaffungsprozesses dar. Nachdem wir eine „Longlist“ von ungefähr zehn Agenturen per Internetrecherche etc. erstellt haben, nehmen wir den telefonischen Kontakt zu diesen auf und arbeiten auf diese Weise eine Checkliste ab. Hier achten wir auf Aspekte wie Erreichbarkeit, kommunizierte Sachkompetenz und das generelle Gesprächsverhalten. Sie bekommen so schnell ein Gefühl dafür, was eine Agentur wert ist, wenn die Geschäftsleitung außer Haus ist; in vielen Agenturen ein Dauerzustand! 

Aussagen eines Mitarbeiters in der Güte von "ich weiß nicht, wann Frau XY (Geschäftsführerin) wieder im Hause ist, sowas sagt sie mir nicht!" sind keine Seltenheit, führen bei uns aber gleich zu einer entsprechenden Bewertung. Es ist auch keine Seltenheit, dass man sich als Anrufer wie ein Eindringling vorkommt, der den Agenturfrieden gerade zu stören scheint. Warum sollte ich mich mit einer solchen Betriebskultur auseinandersetzen, wenn es doch auch genügend andere gibt? Wenn sie in der Agentur als potenzieller Auftraggeber erscheinen, können alle freundlich sein. Wir wollen wissen, welche Agenturen es immer sind, weil sie Kundenorientierung leben. 

Haben wir dann den Verantwortlichen erreicht, stellen wir ihm erste Fachfragen. Hierbei ist interessant, wie er sich darauf einstellt. Kommen gleich pauschale Antworten, oder hinterfragt er Details. Mit ein wenig Übung und Aufmerksamkeit, kann man bereits nach kürzester Zeit ein ziemlich verlässliches Bauchgefühl dazu entwickeln, ob dieser Kontakt passt. 
Auf diese Weise entwickeln wir dann eine „Shortlist“ von ca. 3 – 5 Agenturen, die dann die Grundlage für die Verabredung von persönlichen Terminen stellt.


Die so investierte Zeit wird sich auch für Sie schnell als sehr effizient herausstellen. Wir dokumentieren unsere Eindrücke obendrein in Form eines standardisierten Bewertungsbogen. So sind wir in der Lage bereits in dieser Frühphase einen Score zu ermitteln. Dieser ist dann für die Gesamtbewertung der Agenturen wichtig und dient auch unseren Kunden dazu, die spätere Agenturentscheidung auf der Grundlage objektiver Fakten zu treffen.

Anbieter recherchieren

Wer in Deutschland eine Werbeagentur sucht, hat die Auswahl zwischen rund vierzigtausend Anbietern unterschiedlichsten Zuschnitts. Da die Bezeichnung „Agentur“ fast jedem Gewerbetreibenden zugänglich ist, man muss sich nicht wundern, dass vom selbsternannten Internetseitenentwickler bis hin zum weltweit agierenden Kommunikationskonzern alle unter derselben Bezeichnung „Werbeagentur“ firmieren. So bedarf schon die Anfrage im Internet einer gewissen Übung, um einigermaßen zügig zu verwertbaren Ergebnissen zu gelangen.

Auch als agenturscouts bedienen wir uns immer wieder der Recherche per Internet. Und das, obwohl wir seit mittlerweile über zwei Jahrzehnten enge Beziehungen in der Branche haben. Wir werden damit unserem Anspruch gerecht, auch die aktuellsten Anbieter in unsere Suchprozesse einzubinden und so den Markt in seiner aktuellen Leistungsfähigkeit darzustellen.

Dabei ist unsere Erkenntnis immer wieder die, dass, je sauberer im Vorfeld der Bedarf recherchiert und die Anforderungen definiert wurden, desto schneller führt die Suche zu guten Ergebnissen.

Und was sind die Hauptquellen einer sinnvollen Recherche? In erster Linie ist es das Internet. Wer hier ein bisschen geübt ist, erfährt alles! Natürlich sollte man wissen, was man letztlich sucht. Wir als agenturscouts interessieren uns zunächst einmal dafür, welche Anbieter über eine Branchenkompetenz verfügen. Dann interessiert uns, wer davon die benötigten Leistungsangebote vorhällt. Also ist die Agentur nicht nur mit der Branche der Unterhaltungselektronik vertraut, sondern bietet sie auch Social-Media-Leistungen an. Idealer Weise finde ich auch gleich ein paar Arbeitsbeispiele, die die Art und Weise zeigen, in der die Aufgabe gelöst wurde. All das ist im Internet zu sehen. Besonders bequem erhalten Sie die Informationen über unser kostenlos zu nutzendes Portal www.agentursuche.org

Qualität definieren

Kennen Sie die Maßeinheit für Kreativität?  Es gibt sie nicht und das macht die Bewertung und den Einkauf von Kreativleistungen so schwierig. Fest steht, dass Kreativität Ziele im kommunikativen Bereich schneller erreichen lässt. Denken Sie bspw. an Kampagnen des Autovermieters Sixt. Sie sorgen seit mehr als zwei Jahrzehnten immer wieder für Aufmerksamkeit und machten das Unternehmen schnell zur Nummer 1 in seiner Branche.

Als agenturscouts wissen wir, dass Sie als Einkäufer mit solchen Aspekten nicht arbeiten können. Sie benötigen Messgrößen, welche sich vergleichen lassen. Wir verstehen das. Allerdings müssen wir darauf hinweisen, dass sich – trotz allen Bemühens – eine vorausschauende Qualitätsbetrachtung im Bereich der Kreativität nie durchführen lassen wird. Wir selbst greifen deshalb hilfsweise zu Indikatoren, die die Leistung von Agenturen auf andere Weise sichtbar machen. Solche Indikatoren können beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter über vierzig (Lebensjahre) sein. Wer sich solche Mitarbeiter (noch) leisten kann, muss ein ordentliches Geschäft betreiben. Ebenso die Verweildauer von Kunden. Dann spielen natürlich Referenzen in den relevanten Bereichen wie Branche oder abgefordertem Leistungskriterium eine Rolle. Hier lassen wir uns entsprechende Arbeiten vorlegen und bewerten diese nach einer individuell angefertigten Matrix. 

Die reine Bewertung einer Agentur nach Fakten ist schwierig. Der objektive Vergleich mehrerer Agenturen, ist echte Feinarbeit. 

Was sind Ihre Erfahrungen oder Tipps in Bezug auf den professionellen Einkauf kreativer Agenturleistungen?

Die Agentur, das untypische Gebilde

Anders als in den Bereich, in denen konkrete, physisch erfassbare Produkte/Leistungen eingekauft werden, bieten Agenturen ein auf Personen begründetes Leistungsversprechen. 

Das macht den Einkauf von Agenturleistungen so schwierig. Denn wo haben Sie als professioneller Einkäufer hier den Bewertungsmaßstab? Selbst der, der die Stundensätze für einzelne Kreativleistungen miteinander vergleicht, erhält dadurch keinen verlässlichen Bewertungsmaßstab für die Wirtschaftlichkeit. Denn nicht selten sind die vermeintlich teueren Anbieter letztendlich die günstigeren, da sie oft schneller und besser arbeiten. 

Und was macht eigentlich die Leistung aus, die man bei einer Agentur einkauft? Die Gestaltung einer Broschüre, deren kostengünstige Produktion oder das diese zu Verkäufen, einer Verbesserung des Unternehmensimage, einer vermehrten Anzahl qualifizierter Bewerber oder ... führt?  Welcher Anbieter die beste Leistung für den günstigsten Preis erbringt ist nicht so ohne weiteres vorherzusagen. 

Deshalb ist der Einkauf von Kreativleistungen schon etwas besonderes. In den folgenden Beiträgen und in der hoffentlich entstehenden Kommunikation mit Ihnen werde ich hierzu Tipps aus meiner Praxis als professioneller Agenturscout geben.

Ich freue mich darauf. Sollten Sie in der Zwischenzeit Informationsbedarf haben, so rufen Sie mich gerne an. Ein erstes Gespräch in immer kostenlos, aber nie umsonst :-).

Bedarf konkretisieren

Eine besondere Herausforderung beim Einkauf von Kreativleistungen besteht darin, dass hier zu einem sehr frühen Zeitpunkt eine Anforderung beschrieben werden muss, die in diesem Moment oft noch gar nicht beschrieben werden kann. Und damit meine ich nicht nur, dass sich die Fachabteilungen im eigenen Hause noch nicht hinreichend auf eine gemeinsame Anforderung geeinigt haben. Vielmehr ergibt sich die konkrete Leistung erst im Laufe des zu beauftragenden Prozesses. Lautet die Anforderung der Fachabteilung bspw., eine Kampagne in Sachen „Employer Branding“ durchzuführen, so ist diese selten schon mit einer spezifischen Verfahrensweise verbunden. Dadurch ist für das Procurement nicht zu erkennen, ob Anfragen in Richtung Eventagenturen, PR-Agenturen, Werbeagenturen etc. zu richten sind.

Als agenturscouts beginnen wir in solchen Fällen mit einer systematischen Befragung aller Betroffenen im Hause des Auftraggebers. Ziel: unterschiedliche Anforderungen und Vorstellungen zu Tage fördern und zu einem gemeinsamen Anforderungsprofil entwickeln. Diese Verfahrensweise hat sich bewährt, denn nur so wird eine effiziente Agentursuche erst möglich. Obendrein ist ein solches Anforderungsprofil auch die einzig seriöse Grundlage für eine spätere Bewertung der eingekauften Agenturleistung. 

Dieser Schritt sollte also in jedem Fall gemacht werden.