Bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem möglichen Anbieter, sollte es um weit mehr gehen als bloß einen Termin zu vereinbaren. Hierbei zeigen sich nämlich bereits erste Qualitätsmerkmale von Agenturen, die Sie sonst nicht recherchieren können. Vorausgesetzt, Sie nutzen hierfür das Telefon und senden nicht nur eine Mail mit einem entsprechenden Terminvorschlag.
Für den Agenturscout stellt die Kontaktaufnahme bereits eine sehr wichtige Phase im Rahmen des Beschaffungsprozesses dar. Nachdem wir eine „Longlist“ von ungefähr zehn Agenturen per Internetrecherche etc. erstellt haben, nehmen wir den telefonischen Kontakt zu diesen auf und arbeiten auf diese Weise eine Checkliste ab. Hier achten wir auf Aspekte wie Erreichbarkeit, kommunizierte Sachkompetenz und das generelle Gesprächsverhalten. Sie bekommen so schnell ein Gefühl dafür, was eine Agentur wert ist, wenn die Geschäftsleitung außer Haus ist; in vielen Agenturen ein Dauerzustand!
Aussagen eines Mitarbeiters in der Güte von "ich weiß nicht, wann Frau XY (Geschäftsführerin) wieder im Hause ist, sowas sagt sie mir nicht!" sind keine Seltenheit, führen bei uns aber gleich zu einer entsprechenden Bewertung. Es ist auch keine Seltenheit, dass man sich als Anrufer wie ein Eindringling vorkommt, der den Agenturfrieden gerade zu stören scheint. Warum sollte ich mich mit einer solchen Betriebskultur auseinandersetzen, wenn es doch auch genügend andere gibt? Wenn sie in der Agentur als potenzieller Auftraggeber erscheinen, können alle freundlich sein. Wir wollen wissen, welche Agenturen es immer sind, weil sie Kundenorientierung leben.
Haben wir dann den Verantwortlichen erreicht, stellen wir ihm erste Fachfragen. Hierbei ist interessant, wie er sich darauf einstellt. Kommen gleich pauschale Antworten, oder hinterfragt er Details. Mit ein wenig Übung und Aufmerksamkeit, kann man bereits nach kürzester Zeit ein ziemlich verlässliches Bauchgefühl dazu entwickeln, ob dieser Kontakt passt.
Auf diese Weise entwickeln wir dann eine „Shortlist“ von ca. 3 – 5 Agenturen, die dann die Grundlage für die Verabredung von persönlichen Terminen stellt.
Die so investierte Zeit wird sich auch für Sie schnell als sehr effizient herausstellen. Wir dokumentieren unsere Eindrücke obendrein in Form eines standardisierten Bewertungsbogen. So sind wir in der Lage bereits in dieser Frühphase einen Score zu ermitteln. Dieser ist dann für die Gesamtbewertung der Agenturen wichtig und dient auch unseren Kunden dazu, die spätere Agenturentscheidung auf der Grundlage objektiver Fakten zu treffen.
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